Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Vielen Dank, dass Sie unsere häufigsten Fragen durchlesen, bevor Sie unseren Support kontaktieren!

Was kann ich mit XDOC machen?

XDOC wurde entwickelt, um das papierlose Büro zu realisieren und eignet sich für Start-ups, KMUs, Privatpersonen und Treuhänder. Grundlage ist das Dokumentarchiv, in das Dokumente hochgeladen werden können. Um Integritäts- und Langzeitarchivierungsanforderungen zu erfüllen, werden die Dokumente elektronisch signiert. Scans von Dokumenten werden mittels OCR analysiert und der erkannte Dokumenttext wird ebenfalls digital abgelegt. Weitere lernfähige Analysefunktionen können Dokumenttypen (z. B. Rechnungen) oder das Erstellungsdatum, Beträge usw. erkennen um die Datenerfassung zu beschleunigen. Die Hochgeladenen Dokumente können weiter mit 'Tags' und Beschreibungen versehen werden, um ein späteres Auffinden einfach zu ermöglichen.
Neben dem Ablegen der Dokumente können diese mit der integrierten, umfangreichen Buchhaltung verbucht werden, dabei macht das Lernfähige System auch Buchungsvorschläge, die mit der Buchungsanzahl immer besser werden. Rechnungen können auch direkt aus dem System heraus bezahlt werden, als Kommunikationslösung zu den Banken kann EBICS oder im Falle der ZKB auch eLink eingesetzt werden. Natürlich ist es auch möglich, eine Zahlungsdatei (PAIN001) zu erstellen und diese mittels E-Banking hochzuladen. Kontoauszüge der Bank (CAMT Meldungen) können von der Bank heruntergeladen und weitgehend automatisch verbucht werden.
Die XDOC Buchhaltung unterstützt natürlich auch MWST Abrechnungen und Budgetierungen mit entsprechenden Auswertungen.
Das Human Resources-(HR)-Modul ermöglicht die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Erstellung von Lohnabrechnungen.
XDOC verfügt auch über ein Verkaufsmodul, dass die Erstellung von Offerten, Bestellbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Mahnungen unterstützt. Zur einfachen Erstellung der Dokumente können Produkte und Textblöcke angelegt und in die Verkaufsdokumente übernommen werden.
Neu ist ein Lagermodul integriert, dass die Verwaltung von Artikeln und Lagerstätten erlaubt.

Wie kann ich teilnehmen?

Zur Teilnahme an XDOC müssen Sie sich registrieren, dabei hinterlegen Sie u. a. Ihre E-Mail Adresse, diese wird von uns verifiziert. Danach können Sie sich anmelden und Ihr Profil überprüfen. Als nächsten Schritt können Sie einen oder mehrere Mandanten (Firmen bzw. Organisationen) anlegen. Der erste volle Monat inkl. Support ist kostenlos, Sie können die Anwendung also ausgiebig testen.

Wie kann ich Buchen und Dokumente archivieren?

Nach der Registrierung und dem Anlegen eines Mandanten muss für diesen ein Buchungsjahr angelegt werden (Admin>Buchhaltung>Geschäfsbücher, "Hinzufügen"). XDOC unterstützt den Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Sie sollten also die zu buchenden Belege in die Inbox hochladen. Dies geht ganz einfach mit Drag and Drop. Danach können Sie die in der Inbox aufgeführten Felder ausfüllen und auf "Buchen" klicken. In der Buchungsmaske müssen Sie nur noch die entsprechenden Konten ausfüllen und eventuell einen MWST Satz auswählen und auf Speichern Klicken. Das Dokument wird dann automatisch ins Archiv verschoben und ist dort dank der GeBüV kompatiblen Signatur sicher archiviert und jedereit auch wieder mittels Archivsuche oder über das Journal auffindbar.

Wie kann man Eröffnungsbuchungen erstellen?

Wenn Sie ein Buchungsjahr angelegt haben können Sie jederzeit die Eröffnungsbuchungen eintragen (Admin>Buchhaltung>Eröffnungsbuchungen). Falls ein Vorjahr angelegt wurde, werden die Vorjahressaldowerte automatisch vorgeschlagen und der Gewinn/Verlust wird zu dem der Gesellschaftsform entsprechenden Konto hinzugefügt. Mit "Speichern" übernehmen Sie die Werte in die Buchhaltung. Falls Sie Änderungen im Vorjahr machen, können Sie die Eröffnungsbuchungen jederzeit aktualisieren.
Empfehlung: Angenommen Sie wollen neu XDOC verwenden und Jahr 2023 buchen. Falls Sie eine Buchhaltung für das Jahr 2022 haben, legen Sie im XDOC ein Buchungsjahr 2022 als Vorjahr an (Admin>Buchhaltung>Geschäfsbücher, "Hinzufügen"). Nach dem Anlegen des Vorjahres, öffenen Sie die Eröffnungsbuchungen und Wählen Sie die Checkbox "Jahres-Endsaldo". Nun tragen Sie bei allen Konten Ihrer alten Buchhaltung 2022 die Jahres-Endsalden ein und speichern Sie diese ab. Die Eröffnungsbuchungen für das Jahr 2023 berechnen sich dann automatisch und, in der Bilanz und Erfolgsrechnung haben Sie die Vorjahreswerte dargestellt.

Kann ich mit XDOC Verkaufsdokumente wie Angebote und Rechnungen erstellen?

Das XDOC-Verkaufsmodul erlaubt die Erstellung von Offerten, Bestellbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Mahnungen. Alle Dokumente werden als elektronisch signierte PDF Dokumente im XDOC abgelegt und können z. b. als E-Mail Attachment oder als Link an Kunden versendet werden. Die PDF Rechnung enthält auch den vollständig ausgefüllten QR Einzahlungsschein. Inhalte können einfach von einem Dokument zum nächsten übernommen werden, z. B. von der Offerte zur Rechnung und danach nach Bedarf angepasst werden. Bestehende Verkaufsdokumente können kopiert und neu angelegt werden, dies vereinfacht z. B. die Rechnungsstellung mit gleichen Produkten an verschiedene Geschäftspartner. Rechnungen können beim Abspeichern auch direkt verbucht werden. Als Grundlage für die Erstellung der Verkaufsdokumente, können Produkte und Standardtexte angelegt werden.

Kann ich mit XDOC Lohnabrechnungen erstellen und buchen?

Das ins XDOC integrierte Human Ressources Modul (HR Modul) ermöglicht die Erstellung von Lohnabrechnungen. Die Erfassten Löhne können 'mit einem Click' auf einfachste Art und Weise verbucht werden. Mittels HR Modul ist die Pflege von Mitarbeiterdaten und die Ablage von Mitarbeiterdokumenten (z. B. AHV Ausweis) einfach möglich. HR und Buchhaltung können durch entsprechende Mitarbeiterrollen von der Buchhaltung getrennt werden.

Rollen und Rechte

Die Rechte werden für jedes Menü, jede Funktion und jede Datenbanktabelle vergeben, mögliche Rechte: kein Zugriff - nur lesen – lesen und schreiben – löschen. Insgesamt sind es 103 Funktionen und ca. 12 Rollen, also ca. 1200 Berechtigungen die vom System gesetzt sind. Die Rollen (Administrator, Accountant-I, Accountant-II, Accountant-III, Trustee-I, Employee-III, User-III, HR Manager, Auditor, API client, Archivist, Sales) sollten so vergeben werden, dass nur notwendige Rechte zugeteilt werden, d.h. mit der höchsten römischen Zahl (III) begonnen wird. Falls die Rechte nicht reichen, kann auf die Rolle auf die nächst tiefere Zahl geändert werden. Rolle Auditor: Um einen Audit durchzuführen, sollte der als Auditor eingeladene User die Rolle Auditor haben. Weiter muss/müssen unter Admin>Geschäftsbücher das / die entsprechenden Jahre auf «in audit» gesetzt werden (dazu den Button «Namen od. Status ändern» drücken und danach «Speichern»). Der Audior hat dann auf diese Jahre und das Dokumentarchiv Leserechte. Aber, die Geschäftsjahre sind dann auch für andere read-only, damit während dem Audit nichts verändert werden kann.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (auch digitale Signatur) ist ein Verfahren zur Identifikation des Unterzeichners (nicht-Abstreitbarkeit des Ursprungs) und zum Nachweis der Datenintegrität (Wiki).

Wie sicher ist eine elektronische Signatur?

Die Sicherheit einer elektronischen Signatur hängt von den verwendeten kryptographischen Algorithmen, den Schlüssellängen und der Art der Aufbewahrung der geheimen Schlüssel ab. Die hier verwendete elektronische Signatur ist eine "fortgeschrittene elektronische Signatur" (Advanced Electronic Signature (AES)) und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen in der Schweiz. "Fortgeschritten" bedeutet z. B., dass der geheime Schlüssel in einer speziellen Hardware (in unserem Fall ein HSM (Hardware Security Module)) aufbewahrt werden muss und sehr gut vor nicht-autorisiertem Zugriff geschützt werden muss.
Die für die Signatur verwendete Schlüssellänge beträgt 2048 Bit, der Signaturalgorithmus heisst RSA und der Hashalgorithmus ist ein SHA-2. Innerhalb der Gültigkeitsdauer des verwendeten Zertifikates gelten diese Werte als sicher (nach heutigem Stand der Technik "nicht zu knacken").